Fehler bei der Kassenführung

von Dipl. Betr. Steuerberater Roger Erdbrügger
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Die häufigsten Fehler bei der Kassenführung. Derzeit ist die Kassenführung in aller Munde, da insbesondere seit dem 01.01.2017 nur noch bestimmte elektronische Kassensysteme eingesetzt werden dürfen. Die offene Ladenkasse ist zwar weiter erlaubt, diese Form ist aber an hohe formelle Anforderungen gebunden.

Nachfolgend haben wir versucht, die häufigsten Fehler, die bei einer Kassenführung entstehen können, aufzulisten. Insbesondere „bargeldintensive“ Betriebe sollten diese Fehler möglichst vermeiden. Es gilt hier die „Sargnageltheorie“, sprich, ein Fehler für sich führt nicht dazu, dass die Kasse als nicht ordnungsgemäß verworfen wird, aber  die Häufung von Fehlern gibt dem Finanzamt umfangreiche Hinzuschätzungsbefugnisse.

Hinweis:
Neben der Vermeidung der nachfolgend dargestellten Fehler empfehlen wir auch für alle Formen der Kassenführung die Erstellung eines täglichen Auszählprotokolls. Dies dokumentiert, dass jeden Tag ein Kassensturz vorgenommen wurde.

Fehler bei elektronischer Kasse wie offener Ladenkasse:
-       Additionsfehler
-       Minuskasse, d.h. Aufwendungen sind in Summe so hoch, dass der Kassenbestand negativ wird.
-       Umsätze werden gerundet eingetragen
-       Das Hartgeld wird nicht gezählt
-       Kassenbuch in dem der Kassenbestand immer mit dem Zählprotokoll identisch ist, bzw. KEINE Kassendifferenzen sind unrealistisch
-       Immer gerade bzw. runde Kassenbestände sind unrealistisch
-       Privatentnahmen werden in einer Summe am Ende des Monats erfasst
-       Tagesausgaben aus der Kasse werden nicht elektronisch erfasst, damit stimmt die Tageseinnahme nach Zählprotokoll nicht mit dem Z-Bon überein
-       Hoher Kassenbestand ungewöhnlich bei hoher Inanspruchnahme des Kontokorrents
-       Ausgabenbelege, die Mitarbeiter verspätet übergeben und verspätet erstattet bekommen werden mit dem Belegdatum in die Kasse eingetragen und nicht mit dem Auszahldatum an den Mitarbeiter.

Empfehlung: Auszahlung an Mitarbeiter separat vermerken!
-       Ungeklärte Bareinzahlungen auf dem Bankkonto
-       Bareinzahlungen auf dem Bankkonto, ohne vorherige Verbuchung in der Kasse
-       Geldbörse oder Brieftasche sind keine ordnungsgemäße Kasse, wenn betriebliche und private Gelder untrennbar vermischt sind
-       Bei Prüfung des Geldtransits zwischen Kasse und Bank ist das Datum nicht korrekt, damit entstehen u.U. Kassenfehlbeträge
-       Kassenbücher und Organisationsunterlagen werden nicht 10 Jahre aufbewahrt

Fehler bei elektronischen Kassen:
-       Z-Bons nicht fortlaufend
-       Z-Bons werden zwar aufbewahrt, aber nicht die Organisationsunterlagen des Kassensystems
-       Z-Bons zeigen eine hohe Anzahl (> 20) an „Nur-Schubladen-Öffnungen“ (siehe Z-Bon „NS“)

Fehler bei offenen Ladenkassen:
-       Falscher Kassenbericht wird verwand, in dem nicht vom Tagesumsatz, sondern vom Endbestand des Vortages ausgegangen wird.
-       Kassenbuch wird am Monatsende vom Steuerberater geschrieben
-       Kassenbuch als Excel-Tabelle

VES Voigt & Erdbrügger Steuerberatung Bünde/Osnabrück
Dipl. Betr. Steuerberater Roger Erdbrügger