Wichtiges zur Kassen-Nachschau 2018 und zur Verfahrensdokumentation

von Dipl. Betr. Steuerberater Roger Erdbrügger
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VES Steuerberatung

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (BGBl I 2016, S. 3152) erhält die Finanzverwaltung ab dem 1.1.2018 die Möglichkeit einer Kassen-Nachschau. 

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können Finanzbeamte
• ohne vorherige Ankündigung,
• außerhalb einer Außenprüfung und
• während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten,
um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können.

Die von der Kassen-Nachschau betroffenen Steuerpflichtigen haben dem Amtsträger auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen.

Verfahrensdokumentation

In diesem Zusammenhang ist auch auf die sogenannte Verfahrensdokumentation hinzuweisen. Diese besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwender-, einer technischen System- und einer Betriebsdokumentation.

Beachten Sie: Das Erfordernis einer Verfahrensdokumentation ergibt sich bereits aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD)“. Dieses Schreiben des Bundesfinanzministeriums (14.11.2014, BStBl I 2014, S. 1450) ist bereits seit Anfang 2015 in Kraft. Danach muss für jedes Datenverarbeitungssystem (= DV-System) eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Praxishinweis: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Darauf weist die Finanzverwaltung in ihren GoBD ausdrücklich hin.

Dennoch ist (soweit noch nicht erfolgt) dringend anzuraten, eine Verfahrensdokumentation zu verfassen. Denn kommt es neben formellen auch zu materiellen Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung, dürfte der Umstand der fehlenden Verfahrensdokumentation „schätzungserhöhend“ wirken.

VES Voigt & Erdbrügger Steuerberater Partnerschaftsgesellschaft mbB Bünde/Osnabrück
Dipl. Betr. Steuerberater Roger Erdbrügger