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Wichtige Grundsätze zur Aufbewahrung und Vernichtung von Geschäftsunterlagen

Insbesondere rund um den Jahreswechsel stellt sich regelmäßig die Frage, welche Geschäftsunterlagen vernichtet werden können und welche weiterhin aufzubewahren sind. Grund genug, sich mit dem Thema der Archivierung näher zu beschäftigen.

Beachten Sie : Die handelsrechtliche Grundlage bildet § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) i. V. mit § 238 HGB. Die entsprechende steuerliche Grundlage stellt insbesondere § 147 AO dar.

Für Privatbelege besteht grundsätzlich keine Aufbewahrungspflicht. Sie werden aber bei der Einkommensteuerveranlagung im Rahmen der Mitwirkungspflicht benötigt. Zudem sind im Privatbereich zwei Besonderheiten zu beachten:

• Zweijährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 14b Abs. 1 S. 5 Umsatzsteuergesetz (UStG)) sowie
• besondere Aufbewahrungspflichten für Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte nach § 2 Abs. 1 Nr. 4 bis 7 Einkommensteuergesetz (Überschusseinkünfte) mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr beträgt (§ 147a AO).

Erfreulich ist, dass sich die handels- und die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten weitestgehend entsprechen. Die folgende Aufzählung zeigt die Aufbewahrungsfristen für wichtige Geschäftsunterlagen:

• Zehn Jahre lang müssen Unternehmen beispielsweise Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Buchungsbelege aufbewahren. Gleiches gilt für alle Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die diese Belege verständlich machen und erläutern.
• Sechs Jahre lang müssen z. B. Handels- und Geschäftsbriefe sowie Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind (z. B. Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel), aufgehoben werden.

Merke : Nach den Plänen der Bundesregierung sollen die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt werden.

Fristbeginn und mögliche Fristverlängerungen

Die Aufbewahrungsfrist für ein Geschäftsjahr beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzten Unterlagen entstanden sind oder die letzten Aufzeichnungen (insbesondere Buchungen) vorgenommen wurden (§ 257 Abs. 5 HGB bzw. § 147 Abs. 4 AO).

Beispiel

Eine GmbH hat den Jahresabschluss für 2012 im Mai 2013 aufgestellt und dem Finanzamt übermittelt. Die Aufbewahrungsfrist läuft ab dem 31.12.2013. Beträgt die Aufbewahrungsdauer zehn Jahre, endet die Aufbewahrungsfrist somit am 31.12.2023. Ab Januar 2024 können die entsprechenden Unterlagen also grundsätzlich vernichtet werden.

Aber nicht nur bei der Bestimmung des Fristbeginns ist Sorgfalt geboten, sondern auch am Fristende müssen mögliche Verlängerungen im Auge behalten werden. So können vor allem folgende Sachverhalte zu einer Verlängerung der Aufbewahrungsfrist bzw. zur Verschiebung der Aktenvernichtung führen:

• noch nicht abgeschlossene Außenprüfungen,
• noch nicht abgelaufene Festsetzungsfristen,
• anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Verfahren,
• Vorläufigkeit von Steuerfestsetzungen gemäß § 165 AO oder
• laufende Anträge an das Finanzamt.

Beachten Sie : Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist sowohl handels- als auch steuerrechtlich eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, da hierfür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die Grundsätze zur Ermittlung der Rückstellung hat die Oberfinanzdirektion Niedersachsen 2015 umfangreich dargelegt.

Verletzung der Aufbewahrungspflichten

Wie bei der Verletzung von Aufzeichnungspflichten ist das Finanzamt auch bei der Verletzung der Aufbewahrungsfristen grundsätzlich zur Schätzung nach § 162 AO berechtigt. Ausnahmen gelten nur für höhere Gewalt wie Feuer, Hochwasser etc.

Das Handelsrecht schreibt keinen bestimmten Ort für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen vor. Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss jedoch insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).

Das Steuerrecht verlangt die Aufbewahrung der Unterlagen grundsätzlich in Deutschland (§ 146 Abs. 2 AO). Die möglichen Ausnahmen für eine Aufbewahrung im Ausland sind in § 146 Abs. 2a und Abs. 2b AO geregelt.

Merke : Sollen Unterlagen elektronisch aufbewahrt werden, sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Die GoBD sind in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums aus 2019 aufgeführt.

Quelle : Eckpunkte der Bundesregierung für ein weiteres Bürokratieentlastungsgesetz, PM des BMJ vom 30.8.2023; OFD Niedersachsen 5.10.2015, Az. S 2137 – 106 – St 221/St 222; GoBD: BMF-Schreiben vom 28.11.2019, Az. IV A 4 – S 0316/19/10003 :001

Berücksichtigung früherer Erwerbe bei der Schenkungsteuer:
Festgestellter Grundstückswert ist bindend

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass ein für Zwecke der Schenkungsteuer gesondert festgestellter Grundbesitzwert für alle Schenkungsteuerbescheide bindend ist, bei denen er in die steuerliche Bemessungsgrundlage einfließt. Das gilt auch für die Berücksichtigung früherer Erwerbe nach § 14 Abs. 1 des Erbschaftsteuer- und Schenkungsteuergesetzes (ErbStG), d. h. bei einer Schenkung, die innerhalb von zehn Jahren nach der ersten Schenkung erfolgt.

Grundstückswerte sind – im Gegensatz zu Werten sonstiger Schenkungsgegenstände (beispielsweise Geld) – für Zwecke der Schenkungsteuer in einem eigenen Verfahren gesondert festzustellen.

Der festgestellte Wert entfaltet Bindungswirkung für alle Schenkungsteuerbescheide, bei denen er in die Bemessungsgrundlage einfließt. Das gilt auch für die Berücksichtigung eines früheren Erwerbs nach § 14 Abs. 1 ErbStG.

Merke : Hält der Steuerpflichtige den festgestellten Grundstückswert für zu hoch, muss er sich sogleich gegen diese Feststellung wenden. Macht er dies nicht und wird der Bescheid über den festgestellten Wert bestandskräftig, dann kann der Steuerpflichtige die Unrichtigkeit bei den nachfolgenden Schenkungsteuerfestsetzungen nicht mehr mit Erfolg geltend machen.

Quelle : BFH-Urteil vom 26.7.2023, Az. II R 35/21, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 237663; BFH,
PM Nr. 39/23 vom 12.10.2023

Unternehmer

Verluste in der Anlaufphase: In diesen Fällen sind sie anzuerkennen

Ein selbstständiger Unternehmensberater erzielt Einkünfte aus selbstständiger Arbeit. Nach Ansicht des Finanzgerichts Münster waren die erklärten Verluste innerhalb der Anlaufphase von fünf Jahren im Streitfall anzuerkennen, weil der Berater ein belastbares und dem Grunde nach geeignetes Betriebskonzept vorgelegt hat, um zukünftig Gewinne zu erwirtschaften. Zudem konnte er darlegen, dass er Maßnahmen zur Erzielung von Gewinnen ergriffen hat.

Ob Steuerpflichtige mit Gewinnerzielungsabsicht handeln, ist gerade bei Aufnahme einer Tätigkeit nicht immer eindeutig zu erkennen. Gegen die Annahme einer Gewinnerzielungsabsicht spricht das Vorliegen persönlicher Beweggründe zur Fortführung der verlustbringenden Tätigkeit (Steuern sparen) oder wenn Steuerpflichtige eine verlustbringende Tätigkeit aus im Bereich ihrer Lebensführung liegenden persönlichen Neigungen ausüben.

Fehlt es an typischerweise persönlichen Motiven, dann spricht der Beweis des ersten Anscheins für die Annahme einer Gewinnerzielungsabsicht, wenn die Betriebsführung so eingerichtet ist, dass der Betrieb nach seiner Wesensart und der Art seiner Bewirtschaftung auf Dauer dazu geeignet und bestimmt ist, mit Gewinn zu arbeiten.

Bei dauernden Verlusten ist nicht per se von Liebhaberei auszugehen. Zu prüfen ist, ob Steuerpflichtige Maßnahmen zur Steigerung der Rentabilität des Betriebs ergriffen haben.

Merke : Grundsätzlich werden Verluste während einer Anlaufphase anerkannt, es sei denn, es steht von vornherein fest, dass nachhaltig keine Gewinne erzielt werden können. Die Dauer einer solchen Anlaufphase ist je nach der Eigenart des neu aufgebauten Betriebs festzulegen, wobei ein Zeitraum von weniger als fünf Jahren nur in Ausnahmefällen in Betracht kommt.

Quelle : FG Münster, Urteil vom 13.6.2023, Az. 2 K 310/21 E, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 236810

Abschließende Hinweise

Broschüre: Elternzeit und Beurlaubung/Teilzeitbeschäftigung aus familiären Gründen

Die Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen hat eine Broschüre veröffentlicht, in der zahlreiche Fragen zum Elterngeld, zur Elternzeit, zur Beurlaubung aus familiären Gründen etc. beantwortet werden. Die Broschüre enthält 24 Seiten und kann unter www.iww.de/s6252 kostenlos heruntergeladen werden.

Verzugszinsen

Für die Berechnung der Verzugszinsen ist der Basiszinssatz nach § 247 BGB anzuwenden. Die Höhe wird jeweils zum 1.1. und 1.7. eines Jahres neu bestimmt.

Der Basiszinssatz für die Zeit vom 1.7.2023 bis zum 31.12.2023 beträgt 3,12 Prozent.

Damit ergeben sich folgende Verzugszinsen:

• für Verbraucher (§ 288 Abs. 1 BGB): 8,12 Prozent
• für den unternehmerischen Geschäftsverkehr (§ 288 Abs. 2 BGB): 12,12 Prozent*

* für Schuldverhältnisse, die vor dem 29.7.2014 entstanden sind: 11,12 Prozent.

Steuern und Beiträge Sozialversicherung: Fälligkeitstermine in 12/2023

Im Monat Dezember 2023 sollten Sie insbesondere folgende Fälligkeitstermine beachten:

Steuertermine (Fälligkeit):

• Umsatzsteuer (Monatszahler): 11.12.2023
• Lohnsteuer (Monatszahler): 11.12.2023
• Einkommensteuer (vierteljährlich): 11.12.2023
• Kirchensteuer (vierteljährlich): 11.12.2023
• Körperschaftsteuer (vierteljährlich): 11.12.2023

Bei einer Scheckzahlung muss der Scheck dem Finanzamt spätestens drei Tage vor dem Fälligkeitstermin vorliegen.

Beachten Sie : Die für alle Steuern geltende dreitägige Zahlungsschonfrist bei einer verspäteten Zahlung durch Überweisung endet am 14.12.2023. Es wird an dieser Stelle nochmals darauf hingewiesen, dass diese Zahlungsschonfrist ausdrücklich nicht für Zahlung per Scheck gilt.

Beiträge Sozialversicherung (Fälligkeit):

Sozialversicherungsbeiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig, für den Beitragsmonat Dezember 2023 am 27.12.2023.

 

Haftungsausschluss

Der Inhalt des Rundschreibens ist nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden. Die Komplexität und der ständige Wandel der Rechtsmaterie machen es notwendig, Haftung und Gewähr auszuschließen. Das Rundschreiben ersetzt nicht die individuelle persönliche Beratung.